Documentos de Estudios de Secundaria

(Actualizado al 27 de enero de 2015)
Versión 02

Buen día,

A continuación les presento los tramites para tener listos todos los documentos de estudios de Secundaria, o como lo llamamos en Venezuela el Bachillerato. 

Quizás pienses que por haberte graduado de la universidad no necesitas éste tramite, pero si quieres estudiar alguna otra carrera de pregrado, o te sale algún tipo de oportunidad donde requieras seguir estudiando, es preferible "tenerlo y no necesitarlo que necesitarlo y no tenerlo" dice el refrán.

Primero que nada, hay que determinar cada caso, así que, para los afortunados que realizaron todos su estudios en un solo liceo solo deben ir a pedir las notas de 1er a 5to año, los que no, deben recordar en qué liceo culminaron cada año e, ir a solicitar las notas correspondiente a cada institución.

Por ejemplo, en mi caso, estudié bachillerato (1er, 2do y 3er año) en una institución privada, y diversificada (4to y 5to año) en una pública, por lo que me tocaría ir a esas dos instituciones a solicitar mis dos juegos de notas.

En mi reciente experiencia con este proceso, uno va al liceo y localiza a la persona encargada de tramitar el documento, y si eres el titular con tu cédula laminada es suficiente, si no, les podría recomendar una autorización sencilla con la fotocopia de la cédula de identidad tanto de quien hace el tramite como del titular del documento requerido.

En mi caso, mi madre fue a hacer ese proceso porque para el momento no me encontraba en Puerto Ordaz, donde estudié bachillerato, y ella me comentó que por mis notas en el privado (1er-3er año) pagó cero con tres de Unidad Tributaria (0,3 UT), así mismo con el público (4to y 5to año), pago exactamente lo mismo por allá.

En el caso de alguien más que conozco, por estudiar todo el bachillerato en la misma institución pagó todo el monto junto (0,6 UT), realmente no es un procedimiento difícil, pero podría tardarse de un par de días a dos semanas dependiendo de la institución.

Adicionalmente, de Bachiller me gradué en el año 2001, por lo que el formato que se utilizaba en ese momento era distinto al que está requiriendo la Zona Educativa, debes verificar si tus notas están bajo el nuevo formato que tiene el logotipo del "corazón de la patria".

Después actualizo una foto para que tengan idea de como se ve el formato. Éste debe estar ubicado en la parte superior del documento, y ya no es horizontal como antes sino vertical en una hoja tipo carta.

Ejemplos de Notas Certificadas de 1ro a 3er año (Educación Media)

Parte delantera del Formato (1er a 3er año)

Parte de atrás del formato (1er a 3er año)

Trámites en la Institución de Educación

1) Certificado de Educación Básica (Para los padres que tienen hijos que no han terminado el bachillerato)

La solicitud se debe hacer ante el plantel donde culminó sus estudios si egresó después de Julio de 1989 y el plantel está funcionando, si el plantel está cerrado o culminó sus estudios antes de Julio 1986 debe hacer la solicitud ante la División de Registro, Control y Evaluación de Estudios de la Zona Educativa de su jurisdicción.

Requisitos

• Fotocopia legible con vista al original de la Cédula de Identidad.
• Fotocopia legible con vista al original de la Partida de Nacimiento.
• Fotocopia legible con vista al original de la Certificación de Calificaciones del Básico.
• Fotocopia legible con vista al original de: transferencia, equivalencia, cambio de datos, autorización de materia quedada si lo hubiese.

2) Certificación de Calificaciones del Básico, Diversificado o Media Profesional.

Preferiblemente, si ya te graduaste y tienes notas anteriores las lleves ese día para que se les haga más fácil poder hacer el procedimiento, del resto, si no lo haz solicitado nunca lleva los siguientes requisitos:

• Fotocopia legible con vista al original de la Cédula de Identidad.
• Fotocopia legible con vista al original de la Partida de Nacimiento.
• Fotocopia legible con vista al original de: transferencia, equivalencia, cambio de datos, autorización de materia quedada si lo hubiese.

3) Título de Bachiller o Técnico Medio

La solicitud se debe hacer ante el plantel donde culminó sus estudios, si egresó después de Julio de 1982 en el Régimen Regular o si egresó después de Julio de 1986 en el Régimen de Educación de Adultos. Si el plantel está cerrado o egresó antes de estas fechas o culminó estudios por libre escolaridad, materia pendiente o materia quedada la solicitud debe hacerla ante la División de Registro, Control y Evaluación de Estudios de la Zona Educativa.

Requisitos

• Fotocopia legible con vista al original de la Cédula de Identidad.
• Fotocopia legible con vista al original de la Partida de Nacimiento.
• Fotocopia legible con vista al original de la Certificación de Calificaciones del Básico, del Diversificado o Media Profesional.
• Fotocopia legible con vista al original de: transferencia, equivalencia, cambio de datos, autorización de materia quedada si lo hubiese.

Importante saberlo, ojo, recuerda siempre verificar bien antes de irte del liceo, que tu nombre esté completo, correcto en su totalidad, así como a la cédula; a una persona muy cercana a mi, en su segundo nombre, la última letra era con M y en el liceo se lo colocaron con N, luego en la Zona Educativa no permitieron realizar el procedimiento, y mandaron a hacer el cambio de la información de las notas para poder tramitar todo lo demás, por lo tanto perdió el viaje y el día de trabajo que pidió.

Luego de esto, debes ir a la Zona Educativa de tu estado, en mi caso, fue la del estado Bolívar en Ciudad Bolívar, ya que estudié en Puerto Ordaz y me tocó sacar las notas de nuevo, pero ya tenía mi titulo de Bachiller pasado por la Zona Educativa.

¿Qué documentos deberían tramitarse como mínimo a la Zona Educativa?

1. Título de Bachiller
2. Notas Certificadas de Bachillerato (1ro a 5to año)
3. Fondo Negro del Título de Bachiller

Vale acotar, para los que se estén preguntando por qué el fondo negro, pues es muy fácil, si te toca entregar alguno de esos documentos, ¿No es mejor que se queden con el Fondo Negro que con los documentos originales?, nadie te asegura que cuiden tus documentos mejor que tu en la institución extranjera donde los pienses entregar, por lo que les muestras los originales y les dejas los fondos negros.

¿Te imaginas perder el título de Bachiller y tener que regresar a Venezuela por eso? si sabes como son las instituciones en nuestro país es mejor ser precavido que lamentarse luego.

¿En qué horario atienden en las Zonas Educativas?

Institución	Inicio	Cierre	Lunes	Martes	Miércoles	Jueves	Viernes
Zona Educativa Edo. Bolívar	08:00 am 01:30 pm	11:30 am 03:30 pm	0 - 5	1 - 6	2 - 7	3 - 8	4 - 9

A pesar qué ahí coloqué la información correspondiente a mi estado, el horario y la numeración posiblemente sea igual a nivel nacional, sin embargo, vale la pena siempre averiguar en cada estado, ademas, dependiendo de la demanda o los cambios que hacen las instituciones pueda ir cambiando con el tiempo o lo quiten por completo.

Una recomendación, independientemente al lugar donde estés haciendo el trámite, debes llegar muy temprano porque hay mucha gente, y en algunos lugares dan números según tengo entendido para poderlos atender.

Tramites ante la Zona Educativa: (La solicitud se debe hacer por la División de Registro, Control y Evaluación de Estudios de la Zona Educativa)

1) Autenticación de las Notas

Requisitos

• Fotocopia legible con vista al original de la Cédula de Identidad.
• Fotocopia legible con vista al original de la Partida de Nacimiento.
• Fotocopia legible con vista al original de la Certificación de Calificaciones del Básico, del Diversificado o Media Profesional.
• Fondo Negro del Título
• Carpeta Amarilla (Manila) Oficio

2) Copia Certificada de Registro de Título de Bachiller o Técnico Medio

Requisitos

• Fotocopia ampliada y legible de la Cédula de Identidad o copia del Pasaporte.
• Original y fotocopia de la Certificación de Calificaciones.
• Copia de la Partida de Nacimiento
• Carpeta Amarilla (Manila) oficio

3) Copia Certificada de Registro de Educación Básica

Requisitos

• Fotocopia legible con vista al original de la Cédula de Identidad.
• Fotocopia Legible de la Certificación de Calificaciones del Básico con vista al original.
• (No Indispensable) Fotocopia del Certificado de Educación Básica.

Más información ver : Circular N° 19 del 02-07-2003.

4) Validación de Certificaciones

Requisitos

• Fotocopia legible con vista al original de la Cédula de Identidad.
• Original de la Certificación de Calificaciones emitidas por el plantel.

Ejemplo del formato que te darán en la Zona Educativa:

Planilla de Solicitud de Documentos Probatorios de Estudios

Es bueno que sepan que, el tiempo que se tardan es aproximadamente a un mes de que lo introduzcas, lo hice el 27 de enero de 2015 y me lo entregarán el 25 de febrero del mismo año, no se aceptará ningún tipo de gestor, solo podrán hacer el tramite los titulares del documento, padres o hermanos, te pedirán cédula y partida de nacimiento para verificar la filiación, así como verificar los datos de estos documentos con los que emitió el liceo.

Te entregarán la parte de abajo del formato, lo que sale en la imagen como Constancia de Solicitud, sin eso no podrás retirarlo.

Posteriormente, cuando ya tengan estos documentos listos, deben ir al Ministerio del Poder Popular para la Educación.

¿Cuál es la dirección?

Esquina de Salas a Caja de Agua, Edif. Sede del MPPE, Parroquia Altagracia, Caracas, Dtto. Capital, Venezuela. Haz click (aquí) para ver la dirección en google maps.

Torre del Ministerio del Poder Popular para la Educación

Servicios Académicos del MPPE

1) Autenticación de Documentos

Requisitos:

• Fotocopia ampliada y legible de la Cédula de Identidad
• Original y copia de la Certificación de Calificaciones y Título de Bachiller
• Fotocopia de la Partida de Nacimiento
• Carpeta Amarilla (Manila) Oficio

NOTA: Cuando van fuera de Venezuela (Exterior)

2) Legalización de Documentos de Estudios para su Reconocimiento en el Exterior

DOCUMENTOS QUE PUEDE LEGALIZAR:

• Constancia de Promoción en el Nivel de Educación Inicial
• Constancia de Promoción en el Nivel de Educación Primaria
• Certificado de Educación Primaria
• Notas Certificadas
• Fondo Negro de las Notas Certificadas (en caso de que lo requiera)
• Título de Bachiller
• Fondo Negro del Título de Bachiller (en caso de que lo requiera)
• Copia Certificada de Registro de Título (C.C.R.T)
• Constancia de Estudio
• Certificación de Programas
• Relación de Cargo y Tiempo de Servicio
• Documentos del I.N.C.E.S
• Constancia de Registro de Centros Educativos (Academias Privadas)

ASPECTOS A CONSIDERAR ANTES DE CONSIGNAR DOCUMENTOS PARA LEGALIZAR

Solo se recibirán documentos originales emitidos por las instituciones correspondientes (M.P.P.E, e I.N.C.E.S.)

Todos los documentos probatorios de estudios donde el año de egreso sea anterior al año 2010, deben estar autenticados por la máxima autoridad de la Zona Educativa de la entidad federal correspondiente, (original y fondo negro).

Los documentos probatorios de estudios cuyo año de egreso sea posterior al año 2010, requieren de la firma del director del plantel (Resolución Nº 007506, MPPE 2.010).

Los Certificados y las Constancias de Promoción de los Niveles de Educación Primaria e Inicial deben estar identificados con el número de pasaporte en caso de no poseer cédula de identidad: No deben llevar la cédula escolar.

Para legalizar el Título original o Fondo Negro, deberá consignar copias de las notas certificadas con vista a las originales.

De tener dudas relacionadas con los tipos de documentos que debe legalizar, recomendamos comunicarse con la Embajada del País destinado; a fin de solicitar información sobre requisitos exigidos por el mismo.

Requisitos

1. Documentación original.
2. Copia fondo negro (Cuando sea el caso).
3. Copia de cédula de Identidad ampliada y legible del titular, representante o autorizado.
4. Todo autorizado debe traer un Poder o Autorización ORIGINAL, notariado y firmado por el titular.
5. Familiares directos no necesitan autorización (Padre, Madre, Hijos, hermanos y cónyuges).
6. Niños y niñas menores de edad, sin Cédula de Identidad, deben consignar copia del Pasaporte ampliado y legible.
7. Consignar por cada documento a legalizar la cantidad de 0.4 Unidades Tributarias en especies fiscales (Timbres) del Distrito Capital. Niños, niñas y adolescentes están exonerados (Art. 09, LOPNA).

Recepción de Documentos

La recepción de los documentos será de lunes a Jueves, hora: 8:30 am a 11:30 am (se recibirán un máximo de 100 solicitudes diarias), esta se hará por terminal de la Cédula de Identidad, de acuerdo al siguiente cronograma:

• Lunes: 0, 1 y 2
• Martes: 3 y 4
• Miércoles: 5 y 6
• Jueves: 7, 8 y 9

Retiro de los documentos será de lunes a jueves en el horario comprendido desde las 01:30 pm hasta las 3:00 pm.

ESTE SERVICIO ES TOTALMENTE GRATUITO

De aquí estos documentos se dirigen al Ministerio del Poder Popular para las Relaciones Exteriores (MPPRE) pero ya eso se explicará más adelante.

Referencias:

• Google Maps (2015), Ubicación del MPPE, recuperado el 22 de enero de 2015, disponible en linea en https://www.google.co.ve/maps/place/Ministerio+del+Poder+Popular+para+la+Educaci%C3%B3n/@10.511151,-66.91496,17z/data=!3m1!4b1!4m2!3m1!1s0x8c2a5ecf81de21bd:0xb432bba8fc9c6eb4?hl=es
• Ministerio del Poder Popular para la Educación (MPPE-2012), recuperado el 22 de enero de 2015, disponible en linea en http://www.me.gob.ve/
• Zona Educativa Bolívar (s.f.), recuperado el 22 de enero de 2015, diponible en linea en http://zebolivar.blogspot.com/